Documentation

Tout ce que vous devez savoir sur l'utilisation de PhD Progress Tracker. Ce guide couvre toutes les fonctionnalités pour les étudiants et les superviseurs.

Premiers pas

Bienvenue sur PhD Progress Tracker ! Voici comment commencer : 1. Créer un compte : Inscrivez-vous avec votre adresse e-mail et choisissez votre rôle — Étudiant ou Superviseur. 2. Configurer votre profil : Allez dans les Paramètres pour personnaliser votre nom, avatar et préférence de thème. 3. Pour les étudiants : Créez votre premier Jalon pour définir un objectif de recherche majeur, puis ajoutez des Tâches pour décomposer votre travail. 4. Pour les superviseurs : Attendez qu'un étudiant vous envoie une invitation de collaboration, ou demandez à votre étudiant de vous inviter via la page Collaborateurs. 5. Connectez-vous avec votre équipe : Une fois liés, vous pouvez voir la progression de votre étudiant, fournir des retours de soutenance et communiquer via le Chat en temps réel.

Tableau de bord

Le Tableau de bord est votre point central. Il offre un aperçu de votre progression de recherche. Pour les étudiants : • Une chronologie visuelle de vos jalons et de leurs échéances. • Des cartes de statistiques montrant le total des tâches, les tâches terminées, en cours et en retard. • Des barres de progression pour chaque jalon. • Un panneau des échéances à venir mettant en évidence ce qui nécessite votre attention. Pour les superviseurs : • Une vue consolidée de tous les jalons et de la progression de vos étudiants. • Accès rapide aux tâches et soumissions de chaque étudiant. • Aperçu des Vivas en attente de révision.

Jalons

Les Jalons représentent les objectifs majeurs ou les phases de votre parcours doctoral (par ex., « Revue de la littérature », « Collecte de données », « Rédaction de la thèse »). Créer un jalon : • Cliquez sur « Nouveau jalon » et remplissez le titre, la description, la date d'échéance, le statut et la priorité. • Choisissez un type de jalon (Thèse de doctorat, Subvention, Publication, Conférence, etc.). • Assignez un ou plusieurs superviseurs parmi vos collaborateurs acceptés. • Partagez optionnellement avec des co-étudiants travaillant sur le même projet. Gérer les jalons : • Suivez la progression globale calculée automatiquement à partir de l'achèvement des tâches. • Modifiez les jalons à tout moment pour mettre à jour le statut, les dates ou les collaborateurs. • Supprimez les jalons qui ne sont plus pertinents. Pour les superviseurs : • Consultez les jalons créés par vos étudiants. • Surveillez la progression et le respect des échéances. • Les jalons apparaissent sur votre Tableau de bord avec des indicateurs de progression.

Tâches

Les Tâches sont les éléments de travail au sein de chaque jalon. Créer des tâches : • Allez sur la page Tâches et cliquez sur « Nouvelle tâche ». • Assignez la tâche à un jalon spécifique. • Définissez un titre, une description, une date d'échéance, une priorité et des heures estimées. • Les tâches commencent avec le statut « À faire ». Tableau Kanban : • Visualisez vos tâches organisées en tableau Kanban avec les colonnes : À faire, En cours et Terminé. • Glissez-déposez les tâches entre les colonnes pour mettre à jour leur statut. • Filtrez les tâches par jalon, priorité ou plage de dates. Détails des tâches : • Cliquez sur une tâche pour voir ses détails complets, y compris la description, les commentaires et le pourcentage de progression. • Ajoutez des commentaires pour discuter de la tâche avec les collaborateurs. • Suivez le temps investi et l'état d'achèvement.

Revue de la littérature

student
La section Bibliographie vous aide à organiser et suivre vos lectures. Ajouter des citations : • Saisie manuelle : Remplissez l'auteur, le titre, l'année, la revue et d'autres champs. • Import DOI : Collez un DOI et nous récupérons automatiquement les métadonnées depuis CrossRef. • Import BibTeX : Collez des entrées BibTeX pour importer des citations en masse. • Import Zotero : Connectez votre compte Zotero pour importer facilement votre bibliothèque personnelle et vos collections. • Import via Chat IA : Lorsque vous discutez d'articles avec votre superviseur dans le Chat, l'IA peut extraire automatiquement les citations. Organiser la bibliographie : • Créez des dossiers pour regrouper les citations par sujet ou domaine de recherche. • Étiquetez les citations et filtrez par statut de lecture (Non lu, En lecture, Résumé). • Notez les articles sur une échelle de 1 à 5 pour la pertinence. Fiche de lecture : • Pour chaque article, créez un résumé structuré (« fiche de lecture ») capturant la question de recherche, la méthodologie, les résultats et la pertinence pour votre travail. • Ces résumés sont utilisés dans les rapports de progression automatisés.

Manuscrits

student
La section Manuscrits est votre espace de rédaction académique. Créer des manuscrits : • Cliquez sur « Nouveau manuscrit » et choisissez un modèle (IEEE, ACM, Springer, etc.) ou commencez de zéro. • Ajoutez un résumé, un titre et organisez en sections. Édition : • Écrivez en Markdown ou LaTeX — l'éditeur supporte les deux. • Les sections peuvent être réorganisées par glisser-déposer. • Le nombre de mots est suivi par section. Collaboration en direct et partage de fichiers : • Profitez d'une édition collaborative en temps réel avec vos superviseurs. • Partagez des fichiers directement via une connexion WebRTC pair-à-pair. • Tous les fichiers et manuscrits sont enregistrés entièrement localement dans votre navigateur pour une confidentialité absolue. • Une extension Cloud Sync optionnelle est disponible pour la sauvegarde multi-appareils. Aperçu PDF : • Prévisualisez votre manuscrit en PDF compilé directement dans le navigateur. • Le moteur SwiftLaTeX intégré compile votre document sans installation locale. Export : • Exportez votre manuscrit en fichier .tex pour soumission aux revues ou conférences.

Viva

Le système de Viva structure le processus de retour entre étudiants et superviseurs. Pour les étudiants : • Soumettez une Viva pour toute tâche sur laquelle vous avez progressé. • Remplissez une auto-évaluation : résumé du travail effectué, résultats clés, méthodologie utilisée, défis rencontrés et prochaines étapes prévues. • Enregistrez votre temps investi et donnez-vous une auto-évaluation. • Votre superviseur sera notifié pour examiner votre soumission. Pour les superviseurs : • Examinez les Vivas soumises depuis la page Viva. • Fournissez un retour structuré : verdict (Approuvé, Révisions requises, Rejeté), note globale, points forts, domaines d'amélioration et prochaines étapes suggérées. • Votre retour est immédiatement visible pour l'étudiant. Le processus de soutenance crée un historique documenté de la progression académique et du mentorat.

Chat et messagerie

La messagerie en temps réel maintient la connexion entre étudiants et superviseurs. • Messagerie directe : Discutez en tête-à-tête avec votre superviseur ou étudiant. • Partage de fichiers : Joignez des fichiers directement dans les conversations. • Extraction de citations : L'IA peut détecter les références d'articles dans les messages et proposer de les ajouter à votre bibliothèque. • Historique des messages : Toutes les conversations sont préservées et consultables. • Notifications : Recevez des notifications en temps réel pour les nouveaux messages.

Calendrier

Le Calendrier fournit une chronologie visuelle de vos activités de recherche. • Visualisez les tâches et jalons sur un calendrier mensuel. • Événements codés par couleur : tâches par statut, jalons par priorité. • Cliquez sur un événement pour voir ses détails ou naviguer vers la page complète. • Les échéances sont mises en évidence pour identifier rapidement les dates limites à venir.

Demandes de réunion

Planifiez des réunions avec votre superviseur ou vos étudiants. Pour les étudiants : • Demandez une réunion en proposant un ou plusieurs créneaux horaires disponibles. • Ajoutez un ordre du jour ou un sujet de discussion. • Votre superviseur sera notifié et pourra accepter ou proposer des alternatives. Pour les superviseurs : • Examinez les demandes de réunion de vos étudiants. • Acceptez un créneau proposé ou suggérez des alternatives. • Gardez une trace des réunions à venir et passées. Les demandes de réunion s'intègrent au Calendrier pour une planification facile.

Rapports de progression

PhD Progress Tracker génère automatiquement des rapports de progression mensuels complets. • Les rapports sont générés le 1er de chaque mois sous forme de documents LaTeX. • Choisissez votre langue de rapport préférée (anglais, français ou japonais) dans la page Rapports. • Les rapports incluent : Résumé exécutif, Vue d'ensemble des jalons, Analyse des tâches avec évaluations de viva, Progression de la revue de la littérature, Statut du développement des manuscrits, Évaluation des risques et Recommandations. • Consultez le PDF compilé directement dans le navigateur ou inspectez le source LaTeX. • Les rapports sont générés par jalon et partagés automatiquement avec vos superviseurs.

Collaborateurs

La page Collaborateurs gère votre réseau académique. Pour les étudiants : • Envoyez des invitations aux superviseurs en saisissant leur adresse e-mail. • Consultez le statut de vos invitations (En attente, Accepté, Refusé). • Une fois accepté, votre superviseur peut voir vos jalons, tâches et fournir des retours de viva. • Partagez des jalons avec des co-étudiants pour des projets collaboratifs. Pour les superviseurs : • Acceptez ou refusez les invitations de collaboration des étudiants. • Consultez tous vos étudiants connectés et leur progression de recherche. • Épinglez les étudiants fréquemment consultés pour un accès rapide au Tableau de bord.

Paramètres

Personnalisez votre expérience PhD Progress Tracker. • Profil : Mettez à jour votre nom d'affichage et votre avatar. • Apparence : Basculez entre les thèmes clair et sombre. • Notifications : Activez les notifications push du navigateur. • Sécurité : Changez votre mot de passe. • Conseils d'intégration : Activez, désactivez ou réinitialisez les conseils guidés. • Compte : Supprimez définitivement votre compte et toutes les données associées.

Assistant IA

L'Assistant IA est disponible sous forme de widget flottant dans toute l'application. • Cliquez sur l'orbe lumineux en bas de votre écran pour ouvrir l'assistant. • Saisissez un nom de jalon (et un nom d'étudiant si vous êtes superviseur) pour générer un résumé IA de la progression de la recherche. • L'assistant analyse les objectifs de vos jalons, l'état d'achèvement des tâches et les évaluations de viva pour fournir un résumé structuré au format Markdown. • L'utilisation est limitée à 4 résumés toutes les 15 minutes pour gérer les ressources de l'IA.